|
|
|
|
|
Rendezvényszervezés |
|
|
|
|
Sajtótájékoztatók, sajtókonferencia,
sajtóbeszélgetés szervezése |
|
|
|
Közérdeklődésre számot
tartó kérdésekről, nagyobb nyilvánosságnak szánt információkról
célszerű tájékoztatni a sajtót.
A gazdasági, politikai és általában a társadalmi élet eseményeiről
a sajtóból értesülhetünk.
A sajtókapcsolatok formái: |
|
|
|
|
1. |
Személyes találkozás alkalmával
egy gazdasági, politikai, szakmai stb. terület vezetője
tájékoztatja a sajtó munkatársait. |
|
2. |
Írásos tájékoztató a nyilvánosságot
folyamatosan érintő kérdésekről, például: hetente informálják
a sajtót a kormányülésekről. |
|
3. |
A szóvivő kormány, egy főhatóság,
nagyobb cég, intézmény nevében rendszeresen vagy indokolt
esetekben tájékoztatja a sajtót, illetve válaszol a feltett
kérdésekre. |
|
4. |
Háttérbeszélgetés keretében
a sajtó képviselői az adott terület vezetőivel megvizsgálják
a közérdeklődésre számot tartó téma hátterét. |
|
5. |
Interjú, riporterrel folytatott
nyilvánosságnak szánt nyilatkozat, avagy beszélgetés: |
|
|
a. |
villáminterjú jellemzője:
rövid kérdésekre adott rövid válaszok, |
|
|
b. |
előkészített interjú: előzetesen
elkérhetik a riportertől a kérdéseket, amelyekre - esetleg
szakértők segítségével - kidolgozott, illetve végiggondolt
válaszokat adnak. |
|
|
Az interjú
nyomán készült anyagot a nyilatkozó elolvassa, javíthatja,
módosíthatja. |
Sajtókonferencia
A sajtótájékoztató és sajtókonferencia között különbséget szoktak
tenni, hiszen a sajtótájékoztató a kisebb, a sajtókonferencia
pedig a nagyobb nyilvánosság, nagyobb kör mozgósítását igényli.
Míg a sajtótájékoztatót egyetlen hivatalos bejelentés közlése
végett össze lehet hívni, addig a sajtókonferencia nagyobb előkészületi
munkákat igényel.
Az előkészítés szakasza
A sajtó képviselőit konferenciák, kongresszusok után gyakran
összehívják, és tájékoztatják. Vállalatok és közhivatalok ilyet
akkor is szerveznek, ha a nyilvánosság számára hírértékű mondanivalójuk
van.
Ezek az alkalmak lehetnek: vásárok, kiállítások, szakmai bemutatók,
nemzetközi tárgyalások, vállalati évfordulók, éves szakmai beszámolók
stb.
A sajtókonferencia egy rendezvényen belüli rendezvény, szervezésének
és lebonyolításának főbb részei:
Előkészítés: |
|
|
|
|
1. |
a költségvetés elkészítése,
jóváhagyása, |
|
2. |
az ütemterv és a forgatókönyv
elkészítése, jóváhagyása, |
Lebonyolítás: |
|
|
3. |
a főeseményt megelőző szervezés, |
|
4. |
a főesemény, |
Utómunkálatok: |
|
|
5. |
a sajtókonferencia zárása,
eredményeinek, kiértékelése.
|
A sajtókonferencia előzetes költségvetésének elkészítésénél
a 20. leckében leírtakat vegyük figyelembe.
A sajtókonferencia,
tájékoztató szervezésének főbb szakaszai: |
|
|
|
|
a. |
Az időpont jó megválasztása
A sajtókonferencia időpontjának megválasztásakor figyelembe
kell venni a lapzárták időpontját, a napilapok, hetilapok
átfutási idejét, a rádió- és televízióműsorok munkarendjét,
valamint azt is, hogy máshol tartanak-e hasonló vagy más
témában sajtótájékoztatót.
A sajtókonferenciát legcélszerűbb a délelőtti órákra kitűzni
(10. 00 vagy 11. 00 óra), hogy a tájékoztatón elhangzottakról
lapzártáig lehessen írni, hogy az a másnapi újságokban
megjelenhessen.
Az összejövetel időtartama általában: 30-40 perc, fontos,
hogy csak a lényegre szorítkozzanak a tájékoztatást adó
hivatalos emberek. Szünetre általában nem kerül sor, hiszen
a szünet fellazíthatja a figyelmet, sokszor az újságírók
a szünetben elmennek, nem maradnak a tájékoztató végéig.
Hivatalos témákkal foglakozó sajtókonferenciát nem célszerű
pénteken délelőtt tartani, hiszen más a résztvevő újságírók
köre, mint egyéb napokon.
Mindig számítani kell arra, hogy:
nem jönnek el, akik megígérték,
olyanok is eljönnek, akik nem is jelentkeztek,
többen késni fognak,
sokan korábban távoznak. |
|
b. |
Forgatókönyv
Minden nagyobb rendezvényen két forgatókönyvet szoktak
készteni. A sajtókonferencián, tájékoztatón az egyik forgatókönyv
a lebonyolításának programját részletezi.
Hány órakor kezdődik, ki nyitja meg a tájékoztatót, ki
tartja a tájékoztatót, mikor lehet kérdéseket feltenni,
mikor adják meg a válaszokat a kérdésekre, és végül, hogy
mikor van vége a programnak. Ezt kapja meg a levezető
elnök és azok, akik érintettek a tájékozató programjával
kapcsolatban.
A másik forgatókönyv az úgynevezett technikai forgatókönyv,
amely a rendezők munkájának összehangolását segíti. Részletesen
azt tartalmazza, hogy a különféle feladatokért ki felelős,
mi a határideje a feladatok elvégzésének, valamint tartalmazza
azt is, hogy a végrehajtásért felelős személyeket milyen
telefonszámon lehet elérni.
Ha külföldi vendégek is jelen vannak, ők az elnök, levezető
elnök által is használt forgatókönyvet kapják meg. |
|
c. |
Helyszínek kiválasztása
Arra törekedjünk, hogy a sajtókonferenciát, tájékoztatót
a legjobb körülmények között tudjuk megrendezni.
Fontos a jól megválasztott helyszín, a jó tömegközlekedési
lehetőség, a biztonságos és elegendő parkolási lehetőség
stb. |
|
d. |
Kiknek kell jelen lenniük
Helyes, ha a témával kapcsolatos összefüggéseket jól ismerő
vezetők közül jelölik ki azokat, akik a tájékoztatást
adják. Műszaki kérdések megvitatására azok jelenléte is
kívánatos, akik szakszerű válaszokat tudnak adni az újságírók,
meghívottak kérdéseire. Feltaláló esetében természetesen
a feltaláló, egyéb esetekben pedig a szakterület szakértője.
|
|
e. |
Kiket lehet meghívni
A meghívottak lehetnek az országos napi- és hetilapok,
az MTI, az MTV Hírszerkesztőség, a Magyar Rádió, több
kereskedelmi TV, egyéb TV-társaságok, továbbá a vállalati
tevékenységi profilja szempontjából illetékes szakmai
és társadalmi élet képviselői. |
|
f. |
Meghívók, tájékoztatók
A meghívók legyenek névre szólóak. Akár levélben, akár
faxon továbbítják, általában 7-10 nappal a sajtókonferencia,
tájékoztató tervezett időpontja előtt célszerű elküldeni,
hogy a címzettek a programjukba tudják iktatni a rendezvényt.
|
Egy-két nappal a program előtt ajánlott telefonon rákérdezni,
hogy az érintettek megkapták-e a meghívót, számíthatnak-e részvételükre.
A meghívóban (vagy ahhoz csatolva) célszerű röviden közölni,
hogy a sajtókonferencián, tájékoztatón vélhetően szóba kerülő
kérdések mely témakörhöz tartoznak, milyen új körülményt, aktualitást
jelentenek.
A sajtókonferencia, tájékoztató helyszínén információs, vagy
háttéranyagot és egyéb írásos dokumentációs anyagot szoktak
elhelyezni. Ezek terjedelme összességükben két esetleg három
gépelt oldal legyen, gondosan szerkesztve, amely tartalmazza
a legfontosabb tényeket, információkat, számokat. Ezek közül
az újságíró választja ki az általa legfontosabbnak ítélt részeket.
A témáról szükség szerint kétféle szöveget is készítenek, egyet
a szaksajtónak, egyet pedig a napisajtónak.
Nem szerencsés előzőleg kiküldeni ezeket az anyagokat, hiszen
akkor az újságírók nem jönnek el!
A sajtókonferencia, sajtótájékoztató
napján
Többnyire helyszíni döntés kérdése, hogy hová kerül az elnökségi
asztal. Tanácsos úgy elhelyezni, hogy a későn érkezők (vagy
korán távozók) kevésbé zavarhassák a esemény menetét.
Több meghívott esetén célszerű az elnökségi asztalt dobogóra
tenni, s hagyjunk a hallgatóságtól kb. 2,5-3 méter helyet (kis
teremben is legyen a hallgatóság és az elnökség között valamennyi
hely). Az asztalra tehetünk terítőt, poharakat, ásványvizet,
díszítésként virágot, esetleg asztali zászlót, azonban ez ne
zavarja az elnökség munkáját.
Úgy célszerű, ha a cég emblémája az asztal hátterében található.
A helyszínen el lehet helyezni tájékoztató táblát, jelenléti
ívet, valamint névjegykártya-gyűjtő serleget, az elhangzott
kérdések kihangosítását szolgáló mikrofonokat. Ha külföldi vendégek
is vannak, szinkrontolmács-berendezésre is szükség lehet.
Ha hangosítást vagy technikai segédeszközöket (diavetítőt, írásvetítőt,
videó- kivetítőt stb.) használnak, tanácsos mindegyiket előzetesen
kipróbálni.
Vendéglátás
Mindig az anyagi lehetőség függvénye, hogy milyen szintű vendéglátást
biztosítunk a tájékoztatást adók, a résztvevő újságírók és a
vendégek részére.
Legyen ásványvíz, aprósütemény esetleg pogácsa, ezen kívül kínálhatunk
kávét, teát, esetenként szendvicset. Ha moziszerűen van berendezve
a terem, külön asztalon helyezik el ezeket az ételeket és italokat,
a sajtókonferencia, tájékoztató előtt vagy után mindenki kiszolgálhatja
magát.
Ha a meghívottak száma kevés, a sajtókonferencia témája pedig
nem áll kimondottan a közvélemény érdeklődésének középpontjában,
elfogadott lehet a "saját szervezésű" vendéglátás.
Ha a sajtókonferenciát koktélparti vagy állófogadás követi,
annak megszervezését a vendéglátásban jártas szakemberekre szokták
bízni.
Az érkező vendégek fogadása
A vendégek fogadására nagy hangsúlyt kell helyezni. Egyenruhába
öltözött hostesseket is lehet alkalmazni, de a szerepüket a
cég munkatársai (sajtóosztály, sajtóiroda stb.) is végezhetik.
Feladatukat képezi a VIP-vendégek kísérése, a regiszrációs feladatok
ellátása (névjegykártya átvétele, jelenléti ívek kezelése, sajtóanyag,
figyelmességi ajándék kiosztása), valamint a helyszínen esetleg
felmerülő egyéb feladatok ellátása.
A sajtókonferencia, tájékoztató levezetése
A sajtókonferencia elnöke, levezetője általában az intézmény,
vállalat sajtófőnöke. Az ő feladata a vendégek érkezését követően
a sajtókonferencia, tájékoztató megnyitása, amelynek során:
üdvözli és bemutatja protokollsorrendben az elnökség tagjait
és a válaszadásra felkért vendégeket,
röviden összefoglalja, hogy a rendezvényt milyen alkalommal
és céllal hívták össze,
felkéri a nyilatkozatot adót a nyilatkozat megtételére,
a nyilatkozat elhangzása után megadja a szót, hogy a sajtó képviselői
feltehessék kérdéseiket.
A nyilatkozatokat követően az újságírók kérdéseire a szakmai
vezetők válaszolnak, ami történhet kérdésenként, de együttesen
is.
Legvégül az elnök megköszöni a részvételt, és berekeszti a sajtókonferenciát,
tájékoztatót. Ezután lehet sajtóinterjúkat készíteni.
A sajtókonferenciát, tájékoztatót fogadás (vagy koktélparti)
is követheti.
A sajtófigyelés, a sajtókonferencia, tájékoztató által megjelent
cikkek összegyűjtése levéltárba helyezése, esetleg a fotók beszerzése
a meghívó intézmény feladata. A sajtóval való kapcsolat ápolása
céljából a megjelent cikkeket megköszönik az újságíróknak.
Hívjuk meg év végén (vagy a vállalat intézmény valamilyen fontos
események időpontjában) ünnepélyes fogadásra azokat az újságírókat,
akik folyamatosan korrekt tudósítást adtak a cég, hivatal munkájáról.
A sajtókapcsolatok alapelvei
A sajtótól való kategorikus elzárkózás soha nem lehet indokolt.
A "nem nyilatkozom" elutasítás helyett célszerűbb
az udvarias stílusban adott kitérő válasz, a konkrét és részletes
tájékoztatás kilátásba helyezése egy későbbi időpontra.
A hiteles és pontos tájékoztatást az állami szervek, a társadalmi
szervezetek és az egyesületek kötelesek elősegíteni. Ezt a kötelességet
törvény is előírja.
Adott vállalat, intézmény kijelölheti, hogy a tájékoztatásra
az intézménynél, vállalatnál ki jogosult.
A polgári Törvénykönyv tartalmazza azt a jogszabályt, mely szerint
a személyhez fűződő jogok megsértését jelenti, a más képmásával
vagy hangfelvételével kapcsolatos bármiféle visszaélés. (PTK.
80.§./1.)
A közéleti protokoll általánosan elfogadott szabályai szerint
még nyilvános helyen is tilos fotózni a vendéget étkezés, italfogyasztás
közben, cigarettagyújtás alkalmával, cigarettafüst kifújásakor
stb.
Persze hiba lenne, ha a személyiségi jogok ürügyén csorbulna
az emberek publicitáshoz való joga, illetve a sajtó tájékoztató
szerepe. Ezért a protokollosnak, szervezőknek kell gondoskodni
arról, hogy a rendezvény résztvevőiről fotók készüljenek mind
az archiválás, mind a közönségkapcsolatok miatt.
Meg kell tervezni előre, hogy mikor és hol lehet a vendégeket
fotózni, ezért szükséges egyeztetni előzetesen a fotóriporterekkel.
A sajtóembargó (embargó = zárlat)
A nyilvánosság tájékoztatására szánt tanácskozásról, tárgyalásról,
eseményekről sajtóközleményt adnak ki. A közlemény csak addig
közérdekű, ameddig friss hír, ezért már a tárgyalás, az esemény
menete alatt megírják, s elküldik az MTI-nek (Magyar Távirati
Iroda) "EMBARGÓ" … (dátumig)-ig jelzéssel. Ez azt
jelenti, hogy a közlést a zárlat feloldásától teszik függővé.
A tárgyalás vagy esemény lezajlása után a közleményt kiadó szervezet
képviselője oldhatja föl az embargót. |
|
|
|
<<
vissza |
|
|
|