Rendezvényszervezés
Sajtótájékoztatók, sajtókonferencia, sajtóbeszélgetés szervezése
  Közérdeklődésre számot tartó kérdésekről, nagyobb nyilvánosságnak szánt információkról célszerű tájékoztatni a sajtót.
A gazdasági, politikai és általában a társadalmi élet eseményeiről a sajtóból értesülhetünk.

A sajtókapcsolatok formái:
1. Személyes találkozás alkalmával egy gazdasági, politikai, szakmai stb. terület vezetője tájékoztatja a sajtó munkatársait.
  2. Írásos tájékoztató a nyilvánosságot folyamatosan érintő kérdésekről, például: hetente informálják a sajtót a kormányülésekről.
  3. A szóvivő kormány, egy főhatóság, nagyobb cég, intézmény nevében rendszeresen vagy indokolt esetekben tájékoztatja a sajtót, illetve válaszol a feltett kérdésekre.
  4. Háttérbeszélgetés keretében a sajtó képviselői az adott terület vezetőivel megvizsgálják a közérdeklődésre számot tartó téma hátterét.
  5. Interjú, riporterrel folytatott nyilvánosságnak szánt nyilatkozat, avagy beszélgetés:
    a. villáminterjú jellemzője: rövid kérdésekre adott rövid válaszok,
    b. előkészített interjú: előzetesen elkérhetik a riportertől a kérdéseket, amelyekre - esetleg szakértők segítségével - kidolgozott, illetve végiggondolt válaszokat adnak.
    Az interjú nyomán készült anyagot a nyilatkozó elolvassa, javíthatja, módosíthatja.

Sajtókonferencia
A sajtótájékoztató és sajtókonferencia között különbséget szoktak tenni, hiszen a sajtótájékoztató a kisebb, a sajtókonferencia pedig a nagyobb nyilvánosság, nagyobb kör mozgósítását igényli.
Míg a sajtótájékoztatót egyetlen hivatalos bejelentés közlése végett össze lehet hívni, addig a sajtókonferencia nagyobb előkészületi munkákat igényel.

Az előkészítés szakasza
A sajtó képviselőit konferenciák, kongresszusok után gyakran összehívják, és tájékoztatják. Vállalatok és közhivatalok ilyet akkor is szerveznek, ha a nyilvánosság számára hírértékű mondanivalójuk van.
Ezek az alkalmak lehetnek: vásárok, kiállítások, szakmai bemutatók, nemzetközi tárgyalások, vállalati évfordulók, éves szakmai beszámolók stb.
A sajtókonferencia egy rendezvényen belüli rendezvény, szervezésének és lebonyolításának főbb részei:

Előkészítés:
1. a költségvetés elkészítése, jóváhagyása,
  2. az ütemterv és a forgatókönyv elkészítése, jóváhagyása,
Lebonyolítás:
  3. a főeseményt megelőző szervezés,
  4. a főesemény,
Utómunkálatok:
  5. a sajtókonferencia zárása, eredményeinek, kiértékelése.
A sajtókonferencia előzetes költségvetésének elkészítésénél a 20. leckében leírtakat vegyük figyelembe.

A sajtókonferencia, tájékoztató szervezésének főbb szakaszai:
a. Az időpont jó megválasztása
A sajtókonferencia időpontjának megválasztásakor figyelembe kell venni a lapzárták időpontját, a napilapok, hetilapok átfutási idejét, a rádió- és televízióműsorok munkarendjét, valamint azt is, hogy máshol tartanak-e hasonló vagy más témában sajtótájékoztatót.
A sajtókonferenciát legcélszerűbb a délelőtti órákra kitűzni (10. 00 vagy 11. 00 óra), hogy a tájékoztatón elhangzottakról lapzártáig lehessen írni, hogy az a másnapi újságokban megjelenhessen.
Az összejövetel időtartama általában: 30-40 perc, fontos, hogy csak a lényegre szorítkozzanak a tájékoztatást adó hivatalos emberek. Szünetre általában nem kerül sor, hiszen a szünet fellazíthatja a figyelmet, sokszor az újságírók a szünetben elmennek, nem maradnak a tájékoztató végéig.
Hivatalos témákkal foglakozó sajtókonferenciát nem célszerű pénteken délelőtt tartani, hiszen más a résztvevő újságírók köre, mint egyéb napokon.
Mindig számítani kell arra, hogy:
nem jönnek el, akik megígérték,
olyanok is eljönnek, akik nem is jelentkeztek,
többen késni fognak,
sokan korábban távoznak.
  b. Forgatókönyv
Minden nagyobb rendezvényen két forgatókönyvet szoktak készteni. A sajtókonferencián, tájékoztatón az egyik forgatókönyv a lebonyolításának programját részletezi.
Hány órakor kezdődik, ki nyitja meg a tájékoztatót, ki tartja a tájékoztatót, mikor lehet kérdéseket feltenni, mikor adják meg a válaszokat a kérdésekre, és végül, hogy mikor van vége a programnak. Ezt kapja meg a levezető elnök és azok, akik érintettek a tájékozató programjával kapcsolatban.
A másik forgatókönyv az úgynevezett technikai forgatókönyv, amely a rendezők munkájának összehangolását segíti. Részletesen azt tartalmazza, hogy a különféle feladatokért ki felelős, mi a határideje a feladatok elvégzésének, valamint tartalmazza azt is, hogy a végrehajtásért felelős személyeket milyen telefonszámon lehet elérni.
Ha külföldi vendégek is jelen vannak, ők az elnök, levezető elnök által is használt forgatókönyvet kapják meg.
  c. Helyszínek kiválasztása
Arra törekedjünk, hogy a sajtókonferenciát, tájékoztatót a legjobb körülmények között tudjuk megrendezni.
Fontos a jól megválasztott helyszín, a jó tömegközlekedési lehetőség, a biztonságos és elegendő parkolási lehetőség stb.
  d. Kiknek kell jelen lenniük
Helyes, ha a témával kapcsolatos összefüggéseket jól ismerő vezetők közül jelölik ki azokat, akik a tájékoztatást adják. Műszaki kérdések megvitatására azok jelenléte is kívánatos, akik szakszerű válaszokat tudnak adni az újságírók, meghívottak kérdéseire. Feltaláló esetében természetesen a feltaláló, egyéb esetekben pedig a szakterület szakértője.
  e. Kiket lehet meghívni
A meghívottak lehetnek az országos napi- és hetilapok, az MTI, az MTV Hírszerkesztőség, a Magyar Rádió, több kereskedelmi TV, egyéb TV-társaságok, továbbá a vállalati tevékenységi profilja szempontjából illetékes szakmai és társadalmi élet képviselői.
  f. Meghívók, tájékoztatók
A meghívók legyenek névre szólóak. Akár levélben, akár faxon továbbítják, általában 7-10 nappal a sajtókonferencia, tájékoztató tervezett időpontja előtt célszerű elküldeni, hogy a címzettek a programjukba tudják iktatni a rendezvényt.

Egy-két nappal a program előtt ajánlott telefonon rákérdezni, hogy az érintettek megkapták-e a meghívót, számíthatnak-e részvételükre.
A meghívóban (vagy ahhoz csatolva) célszerű röviden közölni, hogy a sajtókonferencián, tájékoztatón vélhetően szóba kerülő kérdések mely témakörhöz tartoznak, milyen új körülményt, aktualitást jelentenek.
A sajtókonferencia, tájékoztató helyszínén információs, vagy háttéranyagot és egyéb írásos dokumentációs anyagot szoktak elhelyezni. Ezek terjedelme összességükben két esetleg három gépelt oldal legyen, gondosan szerkesztve, amely tartalmazza a legfontosabb tényeket, információkat, számokat. Ezek közül az újságíró választja ki az általa legfontosabbnak ítélt részeket.
A témáról szükség szerint kétféle szöveget is készítenek, egyet a szaksajtónak, egyet pedig a napisajtónak.
Nem szerencsés előzőleg kiküldeni ezeket az anyagokat, hiszen akkor az újságírók nem jönnek el!

A sajtókonferencia, sajtótájékoztató napján
Többnyire helyszíni döntés kérdése, hogy hová kerül az elnökségi asztal. Tanácsos úgy elhelyezni, hogy a későn érkezők (vagy korán távozók) kevésbé zavarhassák a esemény menetét.
Több meghívott esetén célszerű az elnökségi asztalt dobogóra tenni, s hagyjunk a hallgatóságtól kb. 2,5-3 méter helyet (kis teremben is legyen a hallgatóság és az elnökség között valamennyi hely). Az asztalra tehetünk terítőt, poharakat, ásványvizet, díszítésként virágot, esetleg asztali zászlót, azonban ez ne zavarja az elnökség munkáját.
Úgy célszerű, ha a cég emblémája az asztal hátterében található.
A helyszínen el lehet helyezni tájékoztató táblát, jelenléti ívet, valamint névjegykártya-gyűjtő serleget, az elhangzott kérdések kihangosítását szolgáló mikrofonokat. Ha külföldi vendégek is vannak, szinkrontolmács-berendezésre is szükség lehet.
Ha hangosítást vagy technikai segédeszközöket (diavetítőt, írásvetítőt, videó- kivetítőt stb.) használnak, tanácsos mindegyiket előzetesen kipróbálni.

Vendéglátás
Mindig az anyagi lehetőség függvénye, hogy milyen szintű vendéglátást biztosítunk a tájékoztatást adók, a résztvevő újságírók és a vendégek részére.
Legyen ásványvíz, aprósütemény esetleg pogácsa, ezen kívül kínálhatunk kávét, teát, esetenként szendvicset. Ha moziszerűen van berendezve a terem, külön asztalon helyezik el ezeket az ételeket és italokat, a sajtókonferencia, tájékoztató előtt vagy után mindenki kiszolgálhatja magát.
Ha a meghívottak száma kevés, a sajtókonferencia témája pedig nem áll kimondottan a közvélemény érdeklődésének középpontjában, elfogadott lehet a "saját szervezésű" vendéglátás. Ha a sajtókonferenciát koktélparti vagy állófogadás követi, annak megszervezését a vendéglátásban jártas szakemberekre szokták bízni.

Az érkező vendégek fogadása
A vendégek fogadására nagy hangsúlyt kell helyezni. Egyenruhába öltözött hostesseket is lehet alkalmazni, de a szerepüket a cég munkatársai (sajtóosztály, sajtóiroda stb.) is végezhetik. Feladatukat képezi a VIP-vendégek kísérése, a regiszrációs feladatok ellátása (névjegykártya átvétele, jelenléti ívek kezelése, sajtóanyag, figyelmességi ajándék kiosztása), valamint a helyszínen esetleg felmerülő egyéb feladatok ellátása.

A sajtókonferencia, tájékoztató levezetése
A sajtókonferencia elnöke, levezetője általában az intézmény, vállalat sajtófőnöke. Az ő feladata a vendégek érkezését követően a sajtókonferencia, tájékoztató megnyitása, amelynek során:
üdvözli és bemutatja protokollsorrendben az elnökség tagjait és a válaszadásra felkért vendégeket,
röviden összefoglalja, hogy a rendezvényt milyen alkalommal és céllal hívták össze,
felkéri a nyilatkozatot adót a nyilatkozat megtételére,
a nyilatkozat elhangzása után megadja a szót, hogy a sajtó képviselői feltehessék kérdéseiket.
A nyilatkozatokat követően az újságírók kérdéseire a szakmai vezetők válaszolnak, ami történhet kérdésenként, de együttesen is.
Legvégül az elnök megköszöni a részvételt, és berekeszti a sajtókonferenciát, tájékoztatót. Ezután lehet sajtóinterjúkat készíteni.
A sajtókonferenciát, tájékoztatót fogadás (vagy koktélparti) is követheti.
A sajtófigyelés, a sajtókonferencia, tájékoztató által megjelent cikkek összegyűjtése levéltárba helyezése, esetleg a fotók beszerzése a meghívó intézmény feladata. A sajtóval való kapcsolat ápolása céljából a megjelent cikkeket megköszönik az újságíróknak.
Hívjuk meg év végén (vagy a vállalat intézmény valamilyen fontos események időpontjában) ünnepélyes fogadásra azokat az újságírókat, akik folyamatosan korrekt tudósítást adtak a cég, hivatal munkájáról.

A sajtókapcsolatok alapelvei
A sajtótól való kategorikus elzárkózás soha nem lehet indokolt. A "nem nyilatkozom" elutasítás helyett célszerűbb az udvarias stílusban adott kitérő válasz, a konkrét és részletes tájékoztatás kilátásba helyezése egy későbbi időpontra.
A hiteles és pontos tájékoztatást az állami szervek, a társadalmi szervezetek és az egyesületek kötelesek elősegíteni. Ezt a kötelességet törvény is előírja.
Adott vállalat, intézmény kijelölheti, hogy a tájékoztatásra az intézménynél, vállalatnál ki jogosult.
A polgári Törvénykönyv tartalmazza azt a jogszabályt, mely szerint a személyhez fűződő jogok megsértését jelenti, a más képmásával vagy hangfelvételével kapcsolatos bármiféle visszaélés. (PTK. 80.§./1.)
A közéleti protokoll általánosan elfogadott szabályai szerint még nyilvános helyen is tilos fotózni a vendéget étkezés, italfogyasztás közben, cigarettagyújtás alkalmával, cigarettafüst kifújásakor stb.
Persze hiba lenne, ha a személyiségi jogok ürügyén csorbulna az emberek publicitáshoz való joga, illetve a sajtó tájékoztató szerepe. Ezért a protokollosnak, szervezőknek kell gondoskodni arról, hogy a rendezvény résztvevőiről fotók készüljenek mind az archiválás, mind a közönségkapcsolatok miatt.
Meg kell tervezni előre, hogy mikor és hol lehet a vendégeket fotózni, ezért szükséges egyeztetni előzetesen a fotóriporterekkel.

A sajtóembargó (embargó = zárlat)
A nyilvánosság tájékoztatására szánt tanácskozásról, tárgyalásról, eseményekről sajtóközleményt adnak ki. A közlemény csak addig közérdekű, ameddig friss hír, ezért már a tárgyalás, az esemény menete alatt megírják, s elküldik az MTI-nek (Magyar Távirati Iroda) "EMBARGÓ" … (dátumig)-ig jelzéssel. Ez azt jelenti, hogy a közlést a zárlat feloldásától teszik függővé. A tárgyalás vagy esemény lezajlása után a közleményt kiadó szervezet képviselője oldhatja föl az embargót.
  << vissza